1 Mengapa perlu Migrasi Dokumen?
Ada beberapa alasan diperlukannya proses Document Migration :- Migrasi dokumen fisik ke dokumen elektronik
- Migrasi file dokumen ke dalam bentuk data untuk disimpan ke dalam database
- Konversi existing data ke dalam sistem baru
Pada masing-masing kebutuhan tersebut terdapat karakteristik tertentu yang perlu dicermati agar proses migrasi dapat berjalan baik dan lancar.
2 Proses Migrasi Dokumen
Document Migration dalam konteks secara umum adalah sebuah aktivitas memindahkan atau mengkonversi dokumen dari suatu bentuk tertentu ke pada bentuk lainnya. Pada umumnya diperlukan migrasi dokumen dari bentuk hardcopy/kertas fisik ke dalam bentuk elektronik.
Meskipun demikian ada kalanya diperlukan migrasi dokumen dari bentuk file (doc,xls,pdf) ke dalam bentuk data yang dapat diakses secara lebih luas melalui aplikasi web-based.
Pada proses yang disebut terakhir ini, proses migrasi menjadi lebih kompleks karena pada umumnya akan melibatkan 2 proses yaitu proses otomatis dan proses manual.
Suatu dokumen akan memiliki karakteristik tertentu seperti susunan, pola dan urutan-urutan tertentu. Susunan ini perlu ditentukan atau didefiniskan sehingga membentuk suatu urutan yang standar. Setelah dokumen dapat ditentukan susunannya maka langkah selanjutnya adalah membuat suatu utility untuk membantu proses migrasi agar dapat dilakukan dengan labih cepat.
3 Output dari Migrasi Dokumen
Hasil dari proses Migrasi Dokumen adalah terbentuknya sebuah data yang telah tersusun sedemikian rupa sehingga dapat digunakan pada web aplikasi yang dibuat.
Proses Migrasi Dokumen pada umumnya membutuhkan waktu yang cukup panjang. Ada beberapa faktor antara lain struktur dokumen, format data dan proses verifikasi.
