1 Mengelola Data Karyawan
Apa saja data yang perlu dikelola oleh perusahaan terkait informasi karyawannya? Pertanyaan ini dapat dirunut dari sejak dimulainya karyawan tersebut mulai bergabung pada perusahaan, menerima gaji bulanan, berkeluarga, mendapatkan pelatihan, dipromosi, dipindahkan hingga pensiun bekerja.
Ada cukup banyak informasi terkait 1 orang karyawan yang harus dikelola secara teratur dan konsisten. Akurasi data karyawan merupakan salah satu hal penting baik bagi karyawan maupun perusahaan.
2 Administrasi Karyawan
Pencatatan terhadap berbagai administrasi terkait pelayanan karyawan juga merupakan hal rutin pada fungsi HR. Pencatatan kehadiran, sakit, ijin, lembur, insentif merupakan hal-hal rutin yang perlu dicatat untuk berbagai keperluan seperti payroll, penilaian kinerja dsb.
Proses pencatatan dapat dilakukan secara manual maupun otomatis/melalui sistem. Bagaimana pencatatan dilakukan sangat tergantung dari alat-alat yang digunakan. Mesin absen misalnya terdapat berbagai jenis mesin yang tersedia di pasaran yang berujung pada bagaimana proses pencatatan dapat dilakukan.
3 Kebutuhan Integrasi Data Karyawan
Sebuah perusahaan yang memiliki cukup banyak karyawan misalnya >100 orang akan merasakan kebutuhan pengelolaan data karyawan yang terintegrasi. Keperluan integrasi juga ditentukan pada ada/tidaknya proses berbagi data dengan departemen lain misalnya Finance untuk keperluan pembayaran gaji.
Selain dari itu fungsi Marketing misalnya juga dapat memberikan catatan data terkait insentif pada karyawan penjualan yang akan diperhitungkan sebagai insentif/bonus karyawan. Juga fungsi-fungsi Operasional seringkali juga membutuhkan data karyawan untuk kebutuhan-kebutuhan tertentu.
