Webapps eDoc

WEBAPPS-EDOC

Document Management System

1 Kebutuhan Document Management System

Terdapat 3 bentuk fungsi dalam menggunakan Document Management System :

Repository
Live Document
Knowledge Management

1.1 Repository System

Repository berfungsi sebagai database dokumen yang terintegrasi. Karyawan dapat mengakses dokumen melalui intranet sesuai dengan hak aksesnya. Repository System merupakan tingkat awal pengembangan Document Management System. Repository dapat digunakan untuk berbagai bidang misalnya database regulasi, lokasi, recruitment dsb.

1.2 Live Document

Langkah lanjut dari Document Management System adalah membangun sebuah Sistem Dokumen yang dapat mendukung alur dokumen yang terjadi. Pada tahap ini diperlukan pemetaan alur proses dari aktifitas yang terjadi di perusahaan disebut Business Process Mapping.

Live Document berarti Dokumen dibuat melalui sistem (system-generated document). Dengan demikian data-data pada dokumen telah sepenuhnya terintegrasi di dalam sistem.

1.3 Knowledge Management

Pada fase yang lebih kompleks terdapat kemampuan pada Document Management System untuk 'menyerap' informasi dari berbagai sub-system yang telah terbentuk. Tujuannya agar Knowledge melekat pada organisasi sehingga meskipun karyawan datang silih berganti pengetahuan organisasi tidak berkurang.

2 Integrasi Data

Secara teknis salah satu langkah awal dari pengembangan Document Management System adalah melakukan integrasi data. Integrasi ini diperlukan agar proses pengelolaan dokumen dapat berjalan baik.

3 Portal

Membangun portal merupakan perwujudan dari hasil integrasi data. Sebuah portal yang dapat diakses oleh seluruh karyawan merupakan langkah awal pemanfaatan Document Management System.

4 Pengelolaan Dokumen

Pengelolaan dokumen pada portal dilakukan oleh pic tertentu yang bertanggung jawab terhadap administrasi dokumen. Dokumen dari berbagai sumber/unit yang telah diverifikasi dan disahkan kemudian diupload ke portal. Selain itu dokumen dapat pula berasal dari modul yang berfungsi sebagai Live Document.