Webapps eDoc
WEBAPPS-EDOC
Document Management System
1 Kebutuhan Document Management System
Terdapat 3 bentuk fungsi dalam menggunakan Document Management System :
- Repository
- Live Document
- Knowledge Management
1.1 Repository System
Repository berfungsi sebagai database dokumen yang terintegrasi. Karyawan dapat mengakses dokumen melalui intranet sesuai dengan hak aksesnya. Repository System merupakan tingkat awal pengembangan Document Management System. Repository dapat digunakan untuk berbagai bidang misalnya database
regulasi,
lokasi,
recruitment dsb.
1.2 Live Document
Langkah lanjut dari Document Management System adalah membangun sebuah Sistem Dokumen yang dapat mendukung alur dokumen yang terjadi. Pada tahap ini diperlukan pemetaan alur proses dari aktifitas yang terjadi di perusahaan disebut Business Process Mapping.
Live Document berarti Dokumen dibuat melalui sistem (system-generated document). Dengan demikian data-data pada dokumen telah sepenuhnya terintegrasi di dalam sistem.
1.3 Knowledge Management
Pada fase yang lebih kompleks terdapat kemampuan pada Document Management System untuk 'menyerap' informasi dari berbagai sub-system yang telah terbentuk. Tujuannya agar Knowledge melekat pada organisasi sehingga meskipun karyawan datang silih berganti pengetahuan organisasi tidak berkurang.
2 Integrasi Data
Secara teknis salah satu langkah awal dari pengembangan Document Management System adalah melakukan integrasi data. Integrasi ini diperlukan agar proses pengelolaan dokumen dapat berjalan baik. 3 Portal
Membangun portal merupakan perwujudan dari hasil integrasi data. Sebuah
portal yang dapat diakses oleh seluruh karyawan merupakan langkah awal pemanfaatan Document Management System.
4 Pengelolaan Dokumen
Pengelolaan dokumen pada portal dilakukan oleh pic tertentu yang bertanggung jawab terhadap administrasi dokumen. Dokumen dari berbagai sumber/unit yang telah diverifikasi dan disahkan kemudian diupload ke portal. Selain itu dokumen dapat pula berasal dari modul yang berfungsi sebagai Live Document.5 Maintenance
Beberapa perawatan/pemeriksaan rutin yang dilakukan antara lain :- Disk Space Check
- Backup
- Feature's Update